Regulamin

REGULAMIN KONGRESU POLITYKI MIEJSKIEJ I REGIONALNEJ I KONFERENCJI POLSKA – EUROPA – ŚWIAT 2050

Kraków, 7–8 października 2024 r.

§1 Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa ogólne zasady uczestnictwa w poszczególnych sesjach, rejestracji i zmiany rejestracji uczestników Kongresu Polityki Miejskiej i Regionalnej (zwanego dalej Kongresem), który odbędzie się w dniach 7-8 października 2024 roku w Krakowie. Organizatorami Kongresu są: Instytut Rozwoju Miast i Regionów oraz Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, zwani dalej Organizatorami.

  2. Kongres organizowany jest w ramach programu badawczo-wdrożeniowego realizowanego w Instytucie Rozwoju Miast i Regionów pn. „Program badawczy Obserwatorium Polityki Miejskiej i Regionalnej (OPMR) jako podstawa do kształtowania zrównoważonej polityki miejskiej i regionalnej w Polsce w oparciu o wiedzę – etap II” finansowany ze środków Pomocy Technicznej dla Funduszy Europejskich i budżetu państwa.

  3. Konferencja Polska – Europa – Świat 2050 organizowana jest w ramach Projektu pt. „Operacjonalizacja Systemu Zarządzania Rozwojem Polski. Udoskonalenie i wprowadzenie innowacyjnych i skutecznych rozwiązań do systemu społeczno-gospodarczego i przestrzennego w ramach długookresowego programowania polityki rozwoju” (PL2050), finansowanego ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w ramach Strategicznego Programu Badań Naukowych i Prac Rozwojowych „Społeczny i gospodarczy rozwój Polski w warunkach globalizujących się rynków” GOSPOSTRATEG III, realizowanego przez Konsorcjum w składzie: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (lider merytoryczny), Instytut Rozwoju Miast i Regionów (lider konsorcjum) oraz Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy – Umowa Nr GOSPOSTRATEG-III/0032/2020-00 zawarta w dniu 18.06.2021 r.

  4. Kongres wpisuje się w założenia ideowe Krajowego Forum Miejskiego powołanego do życia przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej w celu wsparcia procesu planowania i wdrażania Krajowej Polityki Miejskiej 2030.

§2 Zakres tematyczny i program

  1. Zakres tematyczny Kongresu obejmuje zagadnienia związane z szeroko rozumianą polityką miejską i rozwojem regionalnym.

  2. Główne sesje tematyczne przygotowywane są w formule warsztatowej przez powołane przez Organizatorów grupy eksperckie.

  3. Program szczegółowy może ulegać zmianom.

  4. Ramowy i szczegółowy program Kongresu będzie dostępny na poświęconej mu stronie internetowej. Organizatorzy będą informować o każdorazowej zmianie lub aktualizacji programu poprzez ogłoszenia na stronie internetowej Kongresu.



§3 Rejestracja i opłaty

  1. Udział w Kongresie wymaga rejestracji za pośrednictwem formularza rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Kongresu: https://kongres.miasta.pl/.

  2. Liczba uczestników Kongresu jest ograniczona. O zaakceptowaniu zgłoszenia do udziału w Kongresie decydować będzie kolejność zgłoszeń. Potwierdzenie przyjęcia lub nieprzyjęcia na Kongres będzie przekazywane drogą elektroniczną na adres wskazanym przy rejestracji. W przypadku braku otrzymania wiadomości potwierdzającej uczestnictwo należy skontaktować się z osobą nadzorującą proces rejestracji ze strony Organizatorów.

  3. Rejestracja na Kongres trwa do 6 października 2024 r. lub osiągnięcia limitu miejsc (wyłącznie za pośrednictwem formularza online znajdującego się na stronie Kongresu). Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość wydłużenia terminu rejestracji.

  4. Wstęp do pomieszczeń, w których organizowany jest Kongres, będzie możliwy po okazaniu potwierdzenia rejestracji, podpisaniu listy uczestnictwa i odebraniu identyfikatora na stanowisku rejestracyjnym, które będzie czynne przez cały czas trwania Kongresu.

  5. Uczestnicy Kongresu będą mogli uczestniczyć w nim aktywnie po zgłoszeniu propozycji własnych wystąpień w ramach sesji kalejdoskopowych i posterowych. Szczegółowe zasady zgłaszania propozycji wystąpień opisane zostały w §5.

§4 Dodatkowe odpłatne usługi i wydarzenia

  1. Udział w Kongresie jest bezpłatny, jednakże nie obejmuje kosztów podróży, zakwaterowania, obiadu oraz udziału w bankiecie. W ramach bezpłatnego uczestnictwa organizatorzy zapewniają zimne i gorące napoje (woda, kawa, herbata) oraz drobne przekąski.

  2. Posiłki oraz uroczysty bankiet będą odpłatne i realizowane przez zewnętrznego operatora. Zgłoszenie chęci wykupienia posiłków w trakcie Kongresu, udziału w bankiecie lub będzie możliwe poprzez stronę internetową Kongresu, jednak dalsza procedura związana z opłaceniem i rozliczeniem dodatkowych usług będzie obsługiwana przez zewnętrznego operatora.

  3. Każdy zarejestrowany uczestnik będzie miał możliwość wykupienia posiłków za pośrednictwem zewnętrznego operatora pod warunkiem zgłoszenia takiego zapotrzebowania i wniesieniu stosownej opłaty w terminie wskazanym przez operatora zewnętrznego. Oferta i możliwość zgłaszania chęci wykupienia posiłków będą dostępne poprzez stronę internetową Kongresu.

  4. Liczba miejsc na bankiecie jest mniejsza niż maksymalna liczba uczestników Kongresu i Organizatorzy nie gwarantują możliwości udziału w bankiecie każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi. O udziale w bankiecie organizowanym przez zewnętrznego operatora decydować będzie kolejność zgłoszeń i wniesienie stosownej opłaty w terminie przez niego wskazanym. Oferta i możliwość zgłaszania chęci udziału w bankiecie będą dostępne poprzez stronę internetową Kongresu. Dodatkowo zarejestrowani do tego czasu uczestnicy zostaną o takiej możliwości powiadomieni drogą elektroniczną.

  5. O terminie zgłaszania chęci wykupienia posiłków oraz udziału w bankiecie Organizatorzy poinformują uczestników za pomocą publikacji na stronie internetowej Kongresu oraz wiadomości e-mail przesłanej na adres podany podczas rejestracji.



§5 Aktywne uczestnictwo w sesjach kalejdoskopowych i posterowych

  1. Aby aktywnie uczestniczyć w Kongresie przedstawiając prezentację w ramach sesji kalejdoskopowej lub posterowej należy po zarejestrowaniu się na Kongres za pośrednictwem formularza rejestracyjnego przesłać drogą elektroniczną na adres kongres@irmir.pl odrębne zgłoszenie zawierające następujące informacje: informacje o autorze/autorach, afiliację, temat wystąpienia, abstrakt (max. 300 słów) i słowa kluczowe prezentacji (max. 5 słów).

  2. Liczba uczestników sesji kalejdoskopowych i posterowych jest ograniczona. O przyjęciu decyduje tematyka przesyłanych zgłoszeń. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość selekcji nadesłanych propozycji.

  3. O terminie zgłaszania propozycji wystąpień w ramach sesji kalejdoskopowych i posterowych Organizatorzy poinformują uczestników za pomocą publikacji na stronie internetowej Kongresu oraz wiadomości e-mail przesłanej na adres podany podczas rejestracji.

  4. Uczestnicy, którzy zgłosili propozycje wystąpień zostaną powiadomieni drogą elektroniczną o akceptacji lub odrzuceniu nadesłanego zgłoszenia. W przypadku odrzucenia zgłoszenia nadal możliwy będzie udział bierny w Kongresie.

  5. Prezentacja w ramach sesji kalejdoskopowej polega na przedstawieniu wybranego tematu (wyniki, wnioski z badań / dobra praktyka / rezultaty projektu lub wdrożenia itp.) w czasie nie dłuższym niż 4 minuty. Wystąpienie może być zilustrowane jednym slajdem (format .ppt, .jpg lub .pdf). Oficjalnym językiem Kongresu jest polski, dopuszczamy jednak możliwość wystąpień w języku angielskim w przypadku osób niemówiących po polsku. Slajd należy dostarczyć organizatorom wraz ze zgłoszeniem.

  6. Tematyka wystąpień w ramach sesji kalejdoskopowych powinna nawiązywać do tematów przedstawionych w programie Kongresu.

  7. Poster musi być przygotowany w języku polskim lub angielskim (w przypadku uczestników nieposługujących się językiem polskim) i powinien być wykonany w formacie nie większym niż B1 (ustawienie pionowe), zawierać: główny cel oraz najistotniejsze kwestie dla tematu. Treści przedstawiane na posterze powinny być zwięzłe i czytelne. Nagłówek posteru powinien zawierać: tytuł pracy, imię i nazwisko autora(ów) pracy i nazwę instytucji reprezentowanej.

  8. Tematyka posterów powinna być ściśle powiązana z tematyką Kongresu.

  9. Organizatorzy nie zapewniają druku posteru. Uczestnicy są zobowiązani do wydruku materiałów we własnym zakresie. Organizatorzy będą dysponować akcesoriami do umocowania posterów.

  10. Organizatorzy nie przewidują wypłat honorariów za udział w sesji kalejdoskop oraz sesji posterowej.

§6 Uczestnictwo w sesjach tematycznych

  1. Prezentacje i dyskusje w ramach głównych sesji tematycznych odbędą się z udziałem prelegentów zaproszonych przez Organizatorów.

  2. Pozostali uczestnicy Kongresu będą mieli możliwość aktywnego włączenia się w dyskusję w ramach głównych sesji tematycznych poprzez zadawanie pytań i komentowanie wystąpień prelegentów w czasie przeznaczonym na dyskusję publiczną.

  3. Prezentacje i dyskusje odbywające się podczas Kongresu będą moderowane, Organizatorzy zastrzegają, że moderatorzy mają prawo ich zakończenia z powodu ograniczeń czasowych lub innych przyczyn organizacyjnych.

§7 Postanowienia końcowe

  1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do dysponowania listą uczestników i publikowania nazw firm, instytucji i organizacji osób biorących udział w Kongresie. Na powyższe uczestnik wyraża zgodę przy rejestracji.

  2. W czasie trwania Kongresu organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystywanie wizerunku każdego z uczestników, moderatorów, prelegentów i panelistów w materiałach informacyjnych i promocyjnych.

  3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany programu oraz zmiany składu prelegentów
    i panelistów Kongresu.

  4. W przypadku rezygnacji z udziału w Kongresie uczestnik zobowiązany jest poinformować organizatorów o tym fakcie poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: kongres@irmir.pl, jednak nie później niż do 6 października 2024 r.

  5. Uczestnik biorąc udział w wydarzeniu zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu Centrum Konferencyjnego Fabryczna CKF_13, który jest dostępny pod adresem: https://ckf13.pl/regulamin.

  6. Uczestnik, który dokona uszkodzeń lub zniszczeń elementów wyposażenia sal Centrum Konferencyjnego Fabryczna CKF_13 podczas trwania Kongresu, zostanie obciążony całością kosztów ich naprawy lub zakupu w ich miejsce nowego sprzętu.

  7. Organizatorzy nie odpowiadają za przedmioty pozostawione w przestrzeni, w której odbywa się Kongres.